Fördjupad förstudie av lokaler

Bakgrund och syfte

Statskontoret fick 2015 regeringens uppdrag att genomföra en myndighetsanalys av Statens museer för världskultur (Världskulturmuseerna), vilken presenterades i oktober samma år. I rapporten konstaterade Statskontoret att kraftfulla åtgärder krävdes för att få Världskulturmuseernas ekonomi i balans. En alltför hög andel av myndighetens anslag var uppbundet i fasta kostnader, framför allt i lokalkostnader, vilket Statskontoret menade riskerade minskade möjligheter att utveckla verksamheten för att uppfylla Världskulturmuseernas uppdrag.

I regleringsbrevet året därpå fick Världskulturmuseerna regeringens uppdrag att redovisa vad myndigheten kan göra för att förbättra sina ekonomiska förutsättningar, och hur olika handlingsalternativ skulle kunna påverka verksamheten.

Som svar på regeringens uppdrag redovisade Världskulturmuseerna i september 2016 en rapport, i vilken myndighetens lokalkostnader uppmärksammades särskilt. Olika lokalalternativ presenterades med mål att långsiktigt komma till rätta med den ansträngda ekonomin, och samtidigt kunna utveckla kunskapen om samlingen och bredda den publika verksamheten.

Världskulturmuseerna bedömde att en mer utförlig analys av olika lokalalternativ - inklusive alternativet att vara kvar i befintliga lokaler - behövde göras. Överintendent Ann Follin beställde därför under 2017 en intern fördjupad förstudie i syfte att ta fram ett djuplodande underlag för myndighetens framtida vägval och beslut rörande lokaler. Förstudien ska även ligga till grund för fortsatt dialog med uppdragsgivaren.

Uppdraget

Den fördjupade förstudien, som alltså är en myndighetsintern beställning, har ett bredare uppdrag jämfört med regeringens uppdrag i regleringsbrevet för 2016. Utgångspunkter för den fördjupade förstudien är att Världskulturmuseernas framtida lokaler behöver:

- uppfylla rådande lagkrav för lokaler

- stödja den verksamhet som myndigheten behöver och vill kunna bedriva långsiktigt

- bidra till att säkerst��lla en långsiktigt hållbar ekonomi för myndigheten

Uppdraget är att i rapportform redovisa på vilket sätt olika lokalalternativ stödjer punkterna ovan och vilka andra konsekvenser som kan följa av olika lokalalternativ.

Parallellt med den fördjupade förstudien har myndigheten genomfört ett visionsarbete med mål att formulera hur Världskulturmuseerna ska bli en angelägenhet för fler genom att vara samlingsförankrade, kunskapsbaserade och användarfokuserade.

Avgränsningar

- Den fördjupade förstudien är inte en utvärdering av myndighetens verksamhet, ekonomi eller organisationsform.

- Den fördjupade förstudien har heller inte till uppgift att komma med förslag på alternativa organisationsformer eller finansieringsformer för myndigheten jämfört med idag, eller vilka typer av utställningar som myndigheten borde genomföra.

Process

Den fördjupade förstudien är beställd av myndighetens överintendent Ann Follin och projektleds av en intern processledare. Styrgruppen utgörs av Världskulturmuseernas utvidgade ledningsgrupp.

Under första delen av 2018 genomfördes en upphandling enligt LOU av kompetens- och utredningsstöd i projektet. Upphandlingen vanns av AIX Arkitekter.

Processen för den fördjupade förstudien har satts efter dialog med AIX Arkitekter. Den bygger på att en lokalstrategi behöver ta sin utgångspunkt i en verksamhetsstrategi, det vill säga en beskrivning av hur lokaler kan stödja verksamhetens behov.

Via Statens fastighetsverk, som Världskulturmuseernas hyr merparten av sina befintliga lokaler av, har Världskulturmuseerna lagt beställningar för att få diverse utredningsarbeten utförda. Det rör sig bland annat om uppdateringar av tillgänglighetsutredningar och kostnadskalkyler.

Verksamhetsbeskrivning

Det första steget i processen har varit att ta fram en verksamhetsbeskrivning av nuläge respektive önskat läge – i text, funktions- och flödesscheman. Det önskade läget beskrivs lokalneutralt, optimerat och framåtriktat. Det innebär att de olika delarna av Världskulturmuseernas organisation beskriver sina verksamheters behov och vad de anser vore ändamålsenliga flöden. Verksamhetsbeskrivningen syftar till att ge organisationen en djupare förståelse för den egna verksamheten och hur man vill ta denna vidare i enlighet med sitt uppdrag och sin vision.

Verksamhetsscenarier

Verksamhetsscenerier kan beskrivas som olika sätt att klustra funktioner. Styrgruppen har i workshopform diskuterat hur myndighetens verksamhetsfunktioner kan föras samman i ett antal olika verksamhetsscenarier. I detta skede av processen talar man inte om konkreta lokaler utan om vilka funktioner som bör ligga tillsammans och på hur många olika platser.

Styrgruppen har därefter valt ut några alternativ som man önskar få en djupare förståelse för. Dessa alternativ tas vidare för fördjupad analys i projektet.

Strategiska lokalprogram

För respektive alternativ har behov av ytor tagits fram med stöd av AIX Arkitekter, med stöd av respektive ansvarig chef. Resultatet har sammanställts i tabeller där ytbehov för respektive funktion är uppställda. Dessa kallas strategiska lokalprogram.

Lokalalternativ

Under projektets gång har kontakt tagits med olika fastighetsägare för att ta fram lokalalternativ i tillägg till dagens befintliga lokaler. Syftet är att kunna pröva olika hypotesers giltighet med några konkreta exempel, dvs "provtrycka" några olika scenarier. Dessa lokalalternativ har redovisats för styrgruppen, som valt att ta vidare ett fåtal för vidare analys i arbetet.

Test av strategiska lokalprogram i lokalalternativ

För att avgöra om olika lokalalternativ, där även befintliga lokaler ingår, får in behovet av funktioner och ytor och om man kan få till goda flöden, gör AIX Arkitekter övergripande skisser på lokalalternativen. Dessa är inga detaljerade ritningar utan fungerar som en realitetsprövning av lokalalternativen.

Analys av lokalalternativ

Varje skiss av ett lokalalternativ har analyserats av medarbetarrepresentanter och chefer utifrån ett antal kriterier. Dessutom görs kostnadskalkyler för de olika lokalalternativen, vilka ligger till grund för bedömning av framtida hyresnivåer.

Analyser av vad olika alternativ kommer att medföra i form av resursbehov för att flytta eller tillfälligt evakuera föremålssamlingar, bibliotek, arkiv och bildarkiv tas fram.

Rapport

Underlagen med analyser kommer att sammanställas i rapportform och överlämnas till överintendenten under 2020. Den färdiga rapporten blir efter avslutat arbete en allmän handling.

Bakgrundsmaterial och information

- Statskontorets rapport (PDF-dokument, 1.7 MB)
- Regleringsbrev 2016