Fördjupad förstudie av lokaler

Bakgrund och syfte

Statskontoret fick 2015 regeringens uppdrag att genomföra en myndighetsanalys av Statens museer för världskultur, vilken presenterades i oktober samma år. I rapporten konstaterade Statskontoret att kraftfulla åtgärder krävdes för att få Världskulturmuseernas ekonomi i balans. En alltför hög andel av myndighetens anslag var uppbundet i fasta kostnader, framför allt i lokalkostnader, vilket Statskontoret menade riskerade att minska möjligheterna att utveckla verksamheten för att uppfylla Världskulturmuseernas uppdrag.

I regleringsbrev för 2016 fick Världskulturmuseerna i regeringens uppdrag att redovisa vad myndigheten kan göra för att förbättra sina ekonomiska förutsättningar, och hur olika handlingsalternativ skulle kunna påverka verksamheten.

Som svar på regeringens uppdrag redovisade Världskulturmuseerna i september 2016 en rapport i vilken myndighetens lokalkostnader uppmärksammades särskilt. Olika lokalalternativ presenterades med mål att långsiktigt komma till rätta med den ansträngda ekonomin, och samtidigt kunna utveckla kunskapen om samlingen och bredda den publika verksamheten.

Världskulturmuseerna gjorde bedömningen att en mer utförlig analys av olika lokalalternativ, inklusive alternativet att vara kvar i befintliga lokaler, behövde göras. Överintendent Ann Follin beställde därför under 2017 en intern fördjupad förstudie i syfte att ta fram ett djuplodande underlag för myndighetens framtida vägval och beslut rörande lokaler. Förstudien ska även ligga till grund för fortsatt dialog med uppdragsgivaren.

Uppdraget

Den fördjupade förstudien, som är en myndighetsintern beställning, har ett bredare uppdrag jämfört med regeringens uppdrag i regleringsbrevet för 2016. Utgångspunkter för den fördjupade förstudien är att Världskulturmuseernas framtida lokaler behöver;

- stödja den verksamhet som myndigheten behöver och vill kunna bedriva långsiktigt

- uppfylla rådande lagkrav för lokaler

- bidra till att säkerställa en långsiktigt hållbar ekonomi för myndigheten.

Uppdraget är att i rapportform redovisa på vilket sätt olika lokalalternativ stödjer punkterna ovan och vilka andra konsekvenser som kan följa av olika lokalalternativ.

Parallellt med den fördjupade förstudien har myndigheten genomfört ett visionsarbete med mål att formulera hur Världskulturmuseerna ska bli en angelägenhet för fler genom att vara samlingsförankrade, kunskapsbaserade och användarfokuserade.

Den fördjupade förstudien är inte

- Den fördjupade förstudien är ingen utvärdering av myndighetens verksamhet, ekonomi eller organisationsform.

- Den fördjupade förstudien har heller inte till uppdrag att komma med förslag på alternativa organisationsformer eller finansieringsformer för myndigheten jämfört med idag, eller vilka typer av utställningar som myndigheten borde genomföra.

Roller i den fördjupade förstudien

Beställare

Beställare av den fördjupade förstudien är Världskulturmuseernas överintendent, Ann Follin. Överintendenten fattar beslut om projektets uppdrag, om anställningar kopplade till projektet och om upphandlingar.

Styrgrupp

Styrgruppen utgörs av myndighetens ledningsgrupp. I vissa frågor av principiell betydelse involverar överintendenten hela chefsgruppen (12 personer). Styrgruppens uppgift är att vid vissa tillfällen i projektet ge processledaren instruktioner om vad styrgruppen vill ha vidare analyserat i arbetet. Styrgruppens medlemmar, tillika avdelnings- och enhetschefer, deltar aktivt i projektet genom att ta fram underlag, bli intervjuade, föra diskussioner med medarbetarrepresentanter samt utföra analyser.

Processledare

Processledaren för den fördjupade förstudien, Andreas Petersson, visstidsanställdes på hösten 2017 och har som uppgift att driva projektet i enlighet med dess uppdrag och att säkerställa ett inkluderande och transparent arbetssätt.

Projektledare lokaler

Projektledaren för lokaler visstidsanställdes för ett år på halvtid hösten 2017 och hade som uppgift att arbeta tätt tillsammans med processledaren med rena lokalfrågor samt med upphandling av kompetens- och utredningsstöd. Projektledarens anställning har upphört.

Medarbetarrepresentanter

Styrgruppen har utsett ett 30-tal interna representanter bland avdelningarnas medarbetare i Göteborg och i Stockholm. Dessa representanter, varav flera har arbetat många år inom myndigheten och där arbetsmiljöombuden ingår, bidrar bland annat med beskrivningar av verksamheten och analyser. Detta görs huvudsakligen i enskilda intervjuer, gruppdiskussioner och workshops. Medarbetarrepresentanter har haft i uppdrag att förankra och föra fram synpunkter även från andra medarbetare.

Konsulter

Under första delen av 2018 genomfördes en upphandling enligt LOU av kompetens- och utredningsstöd i projektet. Upphandlingen genomfördes av processledaren med stöd av projektledaren för lokaler samt av Colligio AB. Upphandlingen vanns av AIX arkitekter. Det AIX arkitekter huvudsakligen gör i projektet är att;

- tillsammans med överintendenten och processledaren sätta en process för arbetet,

- tillsammans med processledaren genomföra intervjuer av medarbetarrepresentanter och chefer för att beskriva och kartlägga funktionsbehov och interna flöden som sedan visualiseras i bilder,

- tillsammans med processledaren facilitera workshops med styrgruppen för att komma fram till vilka alternativ som styrgruppen vill ta vidare för analys,

- tillsammans med styrgruppen ta fram ytbehov för olika funktioner,

- ta fram skisser av lokalalternativ för att testa om behovet av funktioner och ytor ryms i olika lokalalternativ och om goda flöden kan åstadkommas.

Statens Fastighetsverk med husarkitekter och underkonsulter

Via Statens Fastighetsverk, som Världskulturmuseernas hyr merparten av sina befintliga lokaler av, har Världskulturmuseerna lagt beställningar om att få diverse utredningsarbeten genomförda. Det rör sig bland annat om uppdateringar av tillgänglighetsutredningar och kostnadskalkyler.

Process

Processen för den fördjupade förstudien har satts efter dialog med AIX arkitekter. Den bygger på att en lokalstrategi behöver ta sin utgångspunkt i en verksamhetsstrategi, dvs en beskrivning av hur lokaler kan stödja verksamhetens behov.

Verksamhetsbeskrivning

Det första steget i processen har varit att ta fram en verksamhetsbeskrivning av nuläge samt önskat läge – i text, bild, funktions- och flödesscheman. Det önskade läget beskrivs lokalneutralt, optimerat och framåtriktat. Dvs avdelningarna beskriver verksamhetens behov och vad de anser är goda flöden. Verksamhetsbeskrivningen syftar till att ge organisationen en djupare förståelse för den egna verksamheten och hur man vill ta denna vidare i enlighet med sitt uppdrag och sin vision.

Verksamhetsscenarier

Verksamhetsscenerier kan beskrivas som olika sätt att klustra funktioner. Styrgruppen har i workshopform diskuterat hur myndighetens verksamhetsfunktioner kan klustras i ett antal olika verksamhetsscenarier. I detta skede av processen talar man inte om konkreta lokaler, utan om vilka funktioner som bör ligga tillsammans och på hur många olika platser.

Styrgruppen har därefter valt ut några alternativ som man, förutom befintliga verksamhetsscenarier, önskar få en djupare förståelse för. Dessa alternativ tas vidare för fördjupad analys i projektet.

Strategiska lokalprogram

För respektive alternativ har behov av ytor tagits fram med stöd av AIX Arkitekter. Resultatet har sammanställts i tabeller där ytbehov för respektive funktion är uppställda. Dessa kallas strategiska lokalprogram.

Lokalalternativ

Under projektets gång har processledaren och projektledaren haft kontakt med olika fastighetsägare för att ta fram lokalalternativ i tillägg till dagens befintliga lokaler. Syftet är att kunna pröva hypotesens giltighet med några konkreta exempel. Dessa lokalalternativ har redovisats för styrgruppen, som valt att ta vidare ett fåtal för vidare analys i arbetet.

Test av strategiska lokalprogram i lokalalternativ

För att avgöra om man i olika lokalalternativ, där även befintliga lokaler ingår, får in behovet av funktioner och ytor och om man kan få till goda flöden, så gör AIX arkitekter övergripande skisser på lokalalternativen. Skisserna är inga detaljerade ritningar utan tjänar som en realitetsprövning av lokalalternativen.

Analys av lokalalternativ

Varje skiss av ett lokalalternativ kommer att analyseras av medarbetarrepresentanter och chefer utifrån ett antal kriterier. Kostnadskalkyler av de olika lokalalternativen kommer även att göras.

Rapport

Underlagen med analys kommer att sammanställas i rapportform och överlämnas till överintendenten.

Hur inkluderas medarbetare i arbetet?

Avdelningscheferna har utsett ett 30-tal medarbetarrepresentanter som deltar aktivt i arbetet. Dessa medarbetarrepresentanter har intervjuats, fört diskussioner och kvalitetssäkrat verksamhetsbeskrivningarna tillsammans med övriga medarbetarrepresentanter per avdelning och med avdelningens chefer. Medarbetarrepresentanterna kommer även att delta i analysskedet av olika lokalalternativ.

Övriga medarbetare har genom presentationer på informations- och avdelningsmöten fått inblick i vad som har tagits fram och har givits möjlighet att ställa frågor. Information har dessutom givits på myndighetens intranät samt att processledaren haft en punkt på Arbetsmiljökommitténs möten där arbetsmiljöombuden informerats om processen och där de har haft möjlighet att ställa frågor och inkomma med synpunkter på upplägget.

Blir den internt genomförda rapporten allmän handling?

Ja, den färdiga rapporten blir efter avslutat arbete allmän handling och möjlig även för externa intressenter att ta del av.

Bakgrundsmaterial och information

- Statskontorets rapport (PDF-dokument, 1.7 MB)
- Regleringsbrev 2016